Főfolyamatok sorrendje
A folyamattérkép megjelenítését előkészítő funkció. A fő folyamatok (vevői folyamatok) tekintetében értelmezhető. A folyamattérképben a folyamatok sorrendjét, helyét lehet meghatározni. Amennyiben a sorrendet ezen funkcióval nem állítjuk be, a szoftver automatikus sorba rendezést alkalmaz, aminek alapja a főfolyamatok azonosítószáma.
Alfolyamatok sorrendje
A folyamattérkép (pl.: Vevői alfolyamat 1.szint) megjelenítését előkészítő funkció. A folyamattérképben a vevői alfolyamatok sorrendjét és helyét (sor) lehet meghatározni. Amennyiben a sorrendet ezen funkcióval nem állítjuk be, a szoftver automatikus sorba rendezést alkalmaz, aminek alapja az alfolyamatok azonosítószáma.
Műveletek sorrendje
A folyamatleírások megjelenítését előkészítő funkció. A folyamatleírásban a műveletek és döntések sorrendjét lehet meghatározni. Amennyiben a sorrendet ezen funkcióval nem állítjuk be a szoftver automatikus sorba rendezést alkalmaz, aminek alapja a műveletek és döntések azonosítószáma.
Folyamat szintben
A folyamatfában a folyamatokat strukturáltan jelenítjük meg. Lehetőség van több szinten folyamat létrehozására. Az első szinten levő folyamatokat fő folyamatnak, az alá kapcsolt folyamatokat alfolyamatoknak nevezzük. Alfolyamat alá al-alfolyamatok is kapcsolhatók, a fa a felhasználó által kívánt szintig bővíthető. Egy folyamat alá vagy csak műveletek és döntések, vagy csak alfolyamatok kapcsolhatók.
Kapcsolás
A kapcsolás a szoftver által támogatott könnyítő funkció. A lényege az, hogy alfolyamatokat, műveleteket és döntéseket több folyamat alá is kapcsolhatunk. A kapcsolt elemek jellemzője, hogy a dokumentum karbantartás (változtatások) során továbbra is csak egy felületen kell a módosításokat végrehajtani és minden bekapcsolási helyen (rátekintő felületen) aktualizálódik az adatbázis.
(Ellentétben az „importal” ahol az importálás pillanatában megegyezik az adattartalom, de utána külön életet él.)
Dokumentumkezelés modul alkalmazásakor ügyelni kell arra, hogy amennyiben egy pl: művelet több folyamatleírásnak is eleme, a kapcsolásban érintett minden „folyamatleírást” ki kell venni munkaverzióra, mert különben a változtatás nem hajtható végre.
Folyamattérkép
A Folyamattérkép a szoftver által, a bevitt folyamatleírások adataiból generált dokumentum, az egyes folyamatokat és azok kapcsolódásait vizuálisan jeleníti meg.
Azonosító
A t-method szoftverben a dokumentumok és dokumentum elemek nyilvántartása, kezelése azonosítószámmal történik. A rendszer figyeli, hogy két rendszerelemnek (fő-és alfolyamatok, műveletek, döntések) nem lehet ugyanaz az azonosítója.
A rendszer folyamatábrák nem önálló dokumentumok, a folyamatleírás egy részét képezik (a szoftver szerint). Ennek megfelelően az azonosításukra a folyamatleírás azonosítója (=folyamatazonosító) szolgál.
A gyártási folyamatábrák azonosítására az érintett folyamat vagy folyamatábra csoport és termék szolgál.
Az FMEA-k azonosítása a t-method szoftverben megegyezik az érintett művelet, illetve döntés azonosítószámával, mert egy folyamatelemhez (művelet és döntés) egy PFMEA lap kapcsolódik (természetesen ennek számtalan verziója lehet).
Termékek azonosítószáma a felhasználó által megadott azonosító, a t-method szoftver figyeli, hogy ne vigyünk fel termékeket megegyező azonosítószámmal.
Folyamatábra csoport
A folyamatábra csoport létrehozásának lehetősége a t-method szoftver által ajánlott könnyítő funkció. Gyártási folyamatábráknál alkalmazható. Amennyiben több terméknek a gyártási folyamata megegyezik, vagy a gyártástervezés dokumentumai közös adattartalommal bírnak, folyamatábra csoportba sorolhatjuk.
A folyamatábra csoportra ugyanazon dokumentumokat készíthetjük el, mint egy konkrét termékre (gyártási folyamatábra, FMEA,Control plan).
Lekérdezésnél a gyártási dokumentumok (gyártási folyamatábra, FMEA, Control plan) fejlécében nem a folyamatábra csoport, hanem a konkrét termék adatai jelennek meg. Egy termék bármikor bekapcsolható egy folyamatábra csoportba és bármikor lekapcsolható onnan.
Import
Az import a szoftver által támogatott könnyítő funkció. A lényege, hogy új alfolyamatokat, új folyamatábrákat, új termékjellemzőket, új műveleteket és új döntéseket könnyebben tudjunk felvenni. Az importált elemek jellemzője, hogy adattartalmuk csak az importálás pillanatában egyező, utána külön változtathatók, külön életet élnek.
Felelősök
A felelős (terméknél termékfelelős, folyamatnál folyamatfelelős) és a munkakör (műveleteknél, döntésnél végrehajtó munkakör) egy adattárban tárolódik. A szervezetnél bevezetett munkaköröknek megfelelően a felhasználó tölti fel. A feltöltésre két lehetőség van: egyrészt a folyamat- művelet- döntés-és termék szerkesztésénél az új felelős link alatt, illetve az adminisztráció, felelősök kezelése menügomb alatt. Felelőst (és munkakört) a rendszerből nem törölhetünk, lehetőség van inaktívvá tenni, illetve szerkeszteni.
Projekt (változtatási projekt)
A dokumentumok módosítása változtatási projekt keretében történik meg. Egy változtatási projektben minden dokumentum készítője a projekt létrehozója lesz. Minden változtatási projektnél meg kell adni annak nevét és azonosítóját. Egy változtatási projekt akkor kezdődik, mikor azt a létrehozója megnyitja és akkor fejeződik be, amikor az adott projektben érintett dokumentumok érvénybeléptetésre kerülnek. A projektben érintett dokumentumok csak egyszerre léptethetők életbe. Egy dokumentum egyszerre csak egy változtatási projektben lehet érintett. A projektből csak úgy lehet kivenni, ha azt a készítő visszaveszi munkaverzióról. Ekkor az adott dokumentum tekintetében az addig rögzített változtatások elvesznek. A változtatási projektben a projektfelelős által kijelölt dokumentumokon felül bekerülnek azok a dokumentumok is, amelyek a változtatás kapcsán érintetté válnak (pl. amennyiben egy művelet több gyártási folyamatábrának is eleme, akkor a változtatás -amennyiben az a változtatás olyan típusú adatot érint, ami a folyamatábrában megjelenítésre kerül pl: megnevezés-, csak akkor hajtható végre, ha az összes gyártási folyamatábra és az érintett folyamatleírás is bekerül a változtatási projektbe). Az érvénybeléptetés csak akkor lehetséges, ha minden a projektben levő dokumentum átesett és „zöld jelzést” kapott minden ellenőrzésen és jóváhagyáson. Az érvénybeléptetés dátuma a projektfelelős által szabadon válaszható, annyi megszorítással, hogy nem lehet korábbi dátum, mint a projektbe sorolt bármely dokumentum már kiadott verziójának életbeléptetési dátuma.
Áthozat
„Áthozat” funkcióval folyamatábrák közötti kapcsolatot valósíthatunk meg. Áthozatnál hivatkozásként a releváns folyamatazonosítót vagy a felhasználó által bevezetett jelet kell megadni.
Felhasználók kezelése
A t-method szoftverben a szoftver felhasználókat a rendszergazda (a szoftvert üzemeltető cég megbízottja) rögzíti. Minden rögzített felhasználót felhasználó csoportba kell sorolni. A szoftvert a felhasználó úgy veszi használatba, hogy egy felhasználót, aki rendszergazda jogosultsággal rendelkezik már előre megadtunk. Ezen felhasználó belépési adatait (usernév, jelszó, vezetéknév, keresztnév) a szoftver átadásakor a szoftverfejlesztő megadja. A t-method szoftverben a felhasználói jogosultság biztosítása a felhasználó csoportba sorolás kapcsán valósul meg.
Felhasználó csoport
A t-method szoftverben a felhasználói jogosultság biztosítása a felhasználó csoportba sorolás kapcsán valósul meg. A szoftverben alapállapot szerint (nem változtatható módon) két jogosultság van megadva:
- rendszergazda- minden, a szoftverben lehetséges funkció használatához van jogosultsága
- lekérdező- a szoftverben egyetlen szerkesztési funkció működtetéséhez sincs jogosultsága, viszont a már rögzített dokumentumok érvényben levő változatait (utolsó lezárt verzió) láthatja. Nem jogosult az munkaverziók (szerkesztés alatt levő dokumentumok) megtekintésére.
A felhasználó igényeinek megfelelően további felhasználó csoportokat vehet fel (pl: gyártástervező/vagy technológus) és ezen csoporthoz egyedileg beállíthatja, hogy mely dokumentumok szerkesztésére ad ki szerkesztési jogot. A szerkesztési jogosultság megléte esetén az adott dokumentumok tekintetében a felhasználó munkaverziót hozhat létre, szerkesztést végezhet és lekérdezheti a munka verziókat, az éles verziókat és az archív dokumentumokat is.
Megkülönböztetett jellemző kezelése
A megkülönböztetett jellemző a termék valamely kiemelten kezelt jellemzőjének megkülönböztetésére szolgál. Megkülönböztetett jellemzőt jelölhet ki a vevő illetve a felhasználó. A szoftverben a felhasználó igényeinek (vevő illetve termékstruktúra, egyéb gyártási adottságok) megfelelően létre lehet hozni kategóriákat, majd ezeket felhasználva a termékszerkesztésnél felhasználni ezeket.
Megkülönböztetett jellemző kategória az adminisztráció, kódtábla karbantartó, „megkülönböztetett jellemző kategóriák” menüben hozható létre. A megkülönböztetett jellemzőnek meg kell adni a megnevezését és azt a jelet, amelyet a dokumentumokban viszont szeretnénk látni. A termékszerkesztésnél a rögzített jellemzőhöz kiválasztással tudom kapcsolni. Ennek eredményeképpen lekérdezésnél minden, az érintett termékhez rendelt gyártástervezési dokumentumban (gyártási folyamatábra, FMEA, Control plan) automatikusan megjelenik. Ez a rendszer biztosítja, hogy minden gyártási dokumentumban a megkülönböztetett jellemzőre való hivatkozás koherens lesz.
Kötés
A folyamatábra szerkesztés során a grafikai megjelenítést biztosító elemek.
Döntés
A döntés a t-method szoftverben létrehozható, olyan dokumentum elem (önállóan nem verziózható), mely a folyamatleírások, illetve a folyamatábrák egy elemeként kerülnek jóváhagyásra. Egy döntés több folyamatleírásnak (a kapcsolások révén) vagy több gyártási folyamatábrának (több termék folyamatábrájába való bekapcsolás esetén) is lehet eleme. Ezen ok miatt szerkesztésüknél ügyelni kell arra, hogy egy módosítás több gyártási folyamatábrát és/vagy több folyamatleírást is érinthet. Változtatás esetén minden érintett dokumentumot munkaverzióra kell venni. Műveleteknél a folyamatábrában egy irányban haladunk, döntéseknél a döntéstől függően több irányban folytatódhat a folyamat.
Termékfa
A termékfa a terméktörzs struktúrált adatkezelésére alkalmas. Lehetőség van több szintű rendezettség létrehozására. Az első szint a legmagasabb kikészítettségi szint ( a felhasználó számára késztermék, amire a vevő megrendelést ad) és alá alegységek, alacsonyabb kikészítettségű egységek (pl.: félkész termékek) bevitelére van lehetőség. Azon egységeket, cikkeket célszerű felvinni, amelyeket vagy a felhasználó, vagy általa felügyelt alvállalkozó készít el (kooperációs termékek). Azon cikkeket, részegységeket, alkatrészeket, amelyek ugyan beépülnek a termékbe, de az előállításukat nem a felhasználó végzi (gyártási folyamatukat a folyamattérképben nem kívánjuk megjeleníteni), nem fontos rögzíteni. Fontos, hogy olyan kikészítettségi szinteket (félkész termékeket) rögzítsünk, amihez specifikáció rendelhető, amit vevő (külső vagy belső vevő) elvárásként megfogalmaz. Összhangba kell hozni a gyártási folyamatok szakaszolásával.
Folyamatfa
A folyamatfa a folyamatleírások struktúrált megjelenítésére alkalmas. Lehetőség van több szintű rendezettség létrehozására. Egy folyamat alá vagy csak műveletek és döntések, vagy csak alfolyamatok kapcsolhatók.
Kapcsolódó (kapcsolt) dokumentum
Dokumentum bekapcsolásra van lehetőség művelet-, döntés-, FMEA-, termék-szerkesztésnél.
A kapcsolódó dokumentumok „kapcsolt dokumentum” kategóriába sorolhatók (pl: formalapok, termékrajzok, műveleti utasítások, irányelvek, stb) A kategóriákat a felhasználó határozza meg a kódtábla karbantartóban. A kapcsolt dokumentum kategóriákat célszerű meghatározni az első kapcsolt dokumentum felvétele előtt, figyelembe véve a szoftver felhasználási céljait és a szervezet adottságait.
Minden kapcsolódó dokumentum, annak azonosító számával azonosítható, ezen adat nem módosítható.
Lekérdezésnél a kapcsolódó dokumentum neve jelenik meg, amennyiben linkként filet töltöttünk fel, aláhúzva (ekkor egy kattintással elérhető a bekapcsolt file), amennyiben file feltöltés nem történt, aláhúzás nélkül. Ekkor hivatkozásként kezelendő.
A kapcsolódó dokumentumok nem törölhetők, csak inaktívvá tehetők.
A kapcsolódó dokumentumok rendszeren belüli verziózását a „Kapcsolt dokumentumok verziózása” modul teszi lehetővé.
Művelet
A művelet a t-method szoftverben létrehozható, olyan dokumentum elem (önállóan nem verziózható), mely a folyamatleírások illetve a folyamatábrák egy elemeként kerülnek jóváhagyásra. Egy művelet több folyamatleírásnak (a kapcsolások révén) vagy több gyártási folyamatábrának (több termék folyamatábrájába való bekapcsolás esetén) is lehet eleme. Ezen ok miatt szerkesztésüknél ügyelni kell arra, hogy egy módosítás több gyártási folyamatábrát és/vagy több folyamatleírást is érinthet. Változtatás esetén minden érintett dokumentumot munkaverzióra kell venni. Műveleteknél a folyamatábrában egy irányban haladuk, döntéseknél a döntéstől függően több irányban folytatódhat a folyamat.
Gyártási folyamatábra
A gyártási folyamatábra a t-method szoftverben önálló dokumentum, önállóan kiadható, változtatható. Azonosítása az érintett folyamat és az érintett termék vagy folyamatábra csoportra való hivatkozással történik. Egy folyamathoz vagy csak rendszer folyamatábra, vagy gyártási folyamatábrák rögzíthetők. Amennyiben az adott folyamathoz gyártási folyamatábrákat rögzítettünk, a folyamatleírásnak nem lesz része a folyamatábra, azonban az összes művelet és döntés, ami az adott folyamathoz rendelt gyártási folyamatábrákban szerepel, a folyamatleírás részeként listázásra kerül.
Rendszer folyamatábra
A t-method szoftverben a rendszer folyamatábra nem önálló dokumentum (csak akkor változtatható, ha az érintett folyamatleírást munkaverzióra vesszük), a folyamatleírás egy eleme. Egy folyamathoz vagy csak rendszer folyamatábra vagy gyártási folyamatábrák rögzíthetők. Amennyiben az adott folyamathoz gyártási folyamatábrákat rögzítettünk a folyamatleírásnak nem lesz része a folyamatábra, azonban az összes művelet és döntés, ami az adott folyamathoz rendelt gyártási folyamatábrákban szerepel, a folyamatleírás részeként listázásra kerül.
Kapcsolat törlése
A kapcsolás a szoftver által támogatott könnyítő funkció. A lényege az, hogy alfolyamatokat, műveleteket és döntéseket több folyamat alá is kapcsolhatunk. A kapcsolt elemek jellemzője, hogy a dokumentum karbantartás (változtatások) során továbbra is csak egy felületen kell a módosításokat végrehajtani és minden bekapcsolási helyen (rátekintő felületen) aktualizálódik az adatbázis.
(Ellentétben az „importal” ahol az importálás pillanatában megegyezik az adattartalom, de utána külön életet él)
Dokumentumkezelés modul alkalmazásakor ügyelni kell arra, hogy amennyiben egy pl. művelet több folyamatleírásnak is eleme, a kapcsolásban érintett minden folyamatleírást ki kell venni munkaverzióra, mert különben a változtatás nem hajtható végre. A kapcsolat törlése kapcsán a fentiekben leírt kapcsolást szüntetjük meg.
Alfolyamat
Egy folyamat alá vagy csak műveletek és döntések, vagy csak alfolyamatok kapcsolhatók. Az alfolyamatok a folyamattérképben megjeleníthetők és hasonlóan a főfolyamatokhoz, „folyamatleírást” képeznek. Az alfolyamatok lehetnek sorosak vagy párhuzamosak, ezt a sorba rendezésük során határozhatjuk meg.
Folyamatleírás
A Folyamatleírások az egyes folyamatok szabályozására alkalmas dokumentumok. Három csoportba sorolhatók: menedzsment folyamat, fő folyamat, támogató folyamat. Ez a besorolás adja a folyamattérképben való megjelenítés egyik alapinformációját.
A folyamatleírás tartalma három fő adattípusból ál:
- alapadatok: azonosító, megnevezés, folyamatfelelős, folyamatcél, folyamat leírás, folyamat besorolása (menedzsment, fő, támogató), folyamat végrehajtás helyszíne (saját, remote, alvállalkozói)
- teknős elemzés adatai (bemenetek, kimentek, tárgyi erőforrások, humán erőforrás, kapcsolódó alfolyamatok, műveletek, döntések, folyamat mérőszámok (mutatószám megnevezése, leírás, célérték)
- rendszer folyamatábra: a folyamat lefutását az egyes műveletek, döntések kapcsolódását hivatott szabályozni. Abban az esetben, ha az érintett folyamat alá nem szerkesztettünk rendszer folyamatábrát, mert nem volt rá szükség, vagy gyártási folyamatábrákat hoztunk létre, a folyamatleíráshoz nem fog kapcsolódni folyamatábra.
Jóváhagyásra kiadás
Amikor minden tervezett változtatást végrehajtottunk a munka verzióban, kiadhatjuk jóváhagyásra. Ezt a műveletet a dokumentum készítője teheti meg. Ezután a dokumentum (és azon dokumentumok, amelyek adattartalmuk miatt érintettek) már nem szerkeszthető(k).
A jóváhagyásra kiadás feltétele, hogy az „adminisztráció, jóváhagyók, ellenőrök kezelése” menü alatt kijelöljük (akinek erre jogosultsága van) az ellenőrzésért és a jóváhagyásért felelős személyt (munkakört).
Amennyiben a készítő ellenőrzési és/vagy jóváhagyási joggal is rendelkezik („Az összes érintett dokumentumot jóváhagyom és ellenőrzöm, amire van jogosultságom” funkció bejelölésével.) kezdeményezhet gyorsított jóváhagyási procedúrát.
Dokumentumok ellenőrzése és jóváhagyása
Az ellenőrzési joggal rendelkező felhasználó, az „adminisztráció, jóváhagyás, ellenőrzés” menüpontba belépve láthatja azon dokumentumok listáját, amelyek neki lettek delegálva ellenőrzésre és/vagy jóváhagyásra. A dokumentum nevére kattintva megjelenik az érintett dokumentum lekérdezési képe. Átvizsgálás után az ellenőrnek és/vagy jóváhagyónak két lehetősége van : elfogadás vagy visszautasítás. Visszautasítás esetén a visszautasító felhasználó észrevételeit dokumentálja. A visszautasított dokumentum készítője a dokumentumot újra munkaverzióra veszi, elvégzi a szükséges módosításokat és újra indul a jóváhagyási folyamat.
Amennyiben minden ellenőr és jóváhagyó megadta a zöld jelzést, azaz elfogadta a dokumentumot, indulhat az érvénybeléptetés folyamata.
Érvénybeléptetés
A projektfelelős/ a dokumentumok készítője az „adminisztráció, érvénybeléptetés” menüpont alatt látja a projekt készenléti állapotát. Amennyiben minden, a projektben érintett dokumentum ellenőrzése és jóváhagyása (elfogadással) megtörtént, a „változtatandó dokumentumok” oszlop első jelzése minden dokumentumnál zöld, meg kell adnia az életbeléptetés dátumát és egy gombnyomással életbe léptethető a projekt minden dokumentuma.
FMEA
Az FMEA szerkesztés laponként történik. Minden művelethez és döntéshez kapcsolódik egy FMEA lap. A kívánt termék teljes FMEA-ja úgy áll össze, hogy a folyamatábra szerkesztésnél bekapcsoljuk az érintett műveleteket és döntéseket, továbbá lekérdezésnél kiválasztjuk az összes érintett folyamatot és a szoftver ezen információk alapján összegyűjti azon FMEA lapokat, amelyek relevánsak.
Minden FMEA lap külön verziózható (ez a fejlécében megjelenik) és minden laphoz (minden verziónál) hozzárendelhető az FMEA team tagjainak neve.
A folyamatfából indulva lehetőségünk van áttekintő képet lekérdezni, a gyártási folyamatábrákban érintett műveletekhez és döntésekhez rendelt FMEA-k állapotáról. Az áttekintő képben meghivatkozásra kerül az érintett művelet és döntés FMEA-jának utolsó (érvényes) verziójára való hivatkozás, továbbá színjelölés, ami az FMEA munkaverziójának állapotára utal (zöld pötty –van munkaverzió létrehozva, sárga pötty- a létrehozott munkaverzióban van nyitott intézkedés, piros pötty- a létrehozott munkaverzióban van olyan sor, amely kockázatos, de még intézkedést nem fogalmaztak meg megszüntetésére).
FMEA alapadatok szerkesztése
A t-method szoftverben a felhasználónak lehetősége van a kritikus sorok automatikus kijelöléséhez szempontokat meghatározni. A megadott szempontok alapján a szoftver a munkaverzióban levő FMEA lapokban értékelést végez és a kritikusnak minősített soroknál a kritikus érték celláját pirosan jeleníti meg.
Archív dokumentum
A már lezárt verziójú dokumentumok visszavont, már nem érvényben levő változatai. A szerkesztési jogosultsággal rendelkező felhasználók számára bármikor elérhetők, visszakereshetők.
Éles verzió
Utolsó lezárt, érvénybeléptetett dokumentum.
Munka verzió
A dokumentumok szerkesztés alatt levő változatai. A szerkesztési joggal rendelkező felhasználók láthatják, de csak az adott dokumentum készítője (aki az adott esetben létrehozta a munkaverziót) szerkesztheti. A készítési jog átadható, más szerkesztési joggal rendelkező felhasználónak.
Hatás helye
A hatás helye az FMEA sorok lekérdezésénél bevezetett felhasználói segéd funkció. Az adminisztráció, kódtábla karbantartó, FMEA hatás helye menüben a felhasználó igényei szerint paraméterezhet hatás helyeket (pl: a termék végfelhasználójánál jelentkező kockázatok, belső (következő műveleteknél) jelentkező kockázatok stb.) Az FMEA lekérdezésnél a szoftver automatikusan tudja ezen szempontok szerint szűrni a megjelenítendő sorokat.